Een kwestie van definitie

praten we over hetzelfde?

Onbegrip ontstaat vaak omdat we aannemen dat we het over hetzelfde hebben, maar dat eigenlijk niet zo is. In de loop der jaren heb ik voelsprieten ontwikkeld voor conversaties waarin mensen ogenschijnlijk over hetzelfde praten, maar waarin voelbaar is, dat dit niet zo is. Mijn rol als facilitator is om deze tegenstrijdigheid boven tafel te krijgen.

20130408_154801

aannames zorgen voor miscommunicatie: definieer dus

Als ik een project of bijeenkomst voorbereid vraag ik me meestal vooraf al af of er sprake is van containerbegrippen of definities waarover aannames kunnen bestaan binnen de groep. Het antwoord is vaak ja. Vaak als een probleem al langer speelt of een team al langer samenwerkt, worden veel aannames gedaan, maar zeker  ook in de beginfase van een team of project heeft deze opdracht zin.

Als je miscommunicatie over deze begrippen wilt voorkomen en een stap verder wilt komen met een groep is het goed om stil te staan bij de definitie van elke deelnemer van het centrale begrip of doel. Dat centrale begrip of kan van alles zijn, bijv. ‘project management’, maar ook ‘winning team’ of ‘beeldbank’. Het is van groot belang om te kijken naar wat iedereen onder het begrip verstaat om zo tot een gezamenlijk beeld te komen. Ik gebruik daarvoor de volgende werkvorm:

– Alle deelnemers schrijven individueel, in stilte, gedurende 5 minuten op wat het centrale begrip voor hun betekent. Dit doen ze in trefwoorden en met liefst 1 woord/begrip per briefje (post-it of pinwandkaart).

– Na 5 minuten komt de groep samen rondom een flap waarop het centrale begrip staat. Eén voor één vertellen de deelnemers hoe zij het begrip definiëren  De anderen luisteren, en stellen eventueel vragen ter verduidelijking. Soms wordt een briefje herschreven als dat voor de groep nodig is om het duidelijker te maken.
Gedurende het proces worden de briefjes geclusterd  zodat duidelijk wordt hoeveel overlap er is, en ook welke aspecten er buiten de grote gemene deler vallen.

– Indien nodig kan de groep een afbakening maken. Bijv. als je samen werkt aan een beeldbank, dan is het goed te benoemen wat er wel en niet binnen de scope van het project valt.
– Soms is de inventarisatie een proces op zich en al brengt al genoeg verheldering voor de groep, een korte nabespreking over wat er gezien en gevoeld is tijdens het proces, is dan wellicht op zijn plaats.

Ondanks dat deze stap in eerste instantie tijd kost, is mijn ervaring dat het stilstaan bij de definitie in de eerste fase, later veel tijd en onbegrip spaart. Het is dus een kwestie van definiëren.