Vergaderzalen – keuze en inrichting

Wie kent ze niet, die vergaderzalen waar zo’n mooie vaste opstelling staat, waar je met veel mensen aan kan zitten. Heb je een kleine groep, dan worden afstanden groot en het samenwerken lastig.

De keuze voor de zaal en de inrichting is van meer belang voor het bereiken van de gewenste resultaten dan je misschien denkt. In deze blog beschrijf ik hoe je om kan gaan met dat soort ruimtes om toch het beste uit je vergadering te halen.

De elementen die je meeneemt in je keuzeproces voor het type en de inrichting van de vergaderzaal zijn:

het aantal deelnemers

Hoeveel mensen zijn er betrokken? Neem een zaal die niet te klein is, maar liefst ook niet veel te groot, anders voelen mensen zich verloren. Je kunt een te grote zaal kleiner maken door een hoek te gebruiken en met de rug naar de rest van de ruimte te gaan zitten.

het doel van de vergadering

Wat wil je gaan doen? Wil je informeren, beslissen of samenwerken?
De klassieke u-vorm past bij informeren, waarbij iemand voor de groep wat vertelt en anderen toehoren. Voor beslissen en samenwerken kan je afhankelijk van het aantal deelnemers de juiste opstelling kiezen.

Zie voor meer informatie o.a.:
http://www.finespeakers.com/room_setup.html
http://www.midwest-facilitators.net/downloads/meeting_room_configurations_v5.pdf

werken in collectief of subgroepen

Wil je collectief werken of ook in subgroepen? Kies in het laatste geval dan voor een hoofdruimte met meerdere zaaltjes voor de subgroepen (break out ruimtes) of richt verschillende hoeken in, in eenzelfde ruimte. Een grote zaal kan je zo multifunctioneel gebruiken.

creatief werken

Wil je creatief werken? Zorg dan voor wat inspirerende of verrassende elementen, zodat mensen zich kunnen laten inspireren. Ballonnen, stuiterballen, denkspelletjes, puzzels, alles kan, zolang het bij jezelf en het team past.

Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze blog? Stel ze dan gerust hieronder!

 

Vergader weerbericht van 27 september

Als je een moeilijk besluit moet nemen met een groep, deel dan de vergadering op in twee delen:

1. Ga eerst met z’n allen de discussie aan.

Ga daarna allemaal een half uur heerlijk uitwaaien (zonder bewust over de discussie na te denken)

2. Kom daarna terug bij elkaar om te bespreken hoe iedereen in de discussie staat en om het besluit te nemen.

Die 30 minuten wandeling zouden wel eens de belangrijkste minuten van de vergadering kunnen zijn….

 

Visuele vergaderen: diversiteit leidt tot beter resultaat

Visueel vergaderen

Gisteren heb ik weer eens zelf ervaren hoe visueel werken ‘werkt’. We hebben met een groep de CATWOE techniek (1) toegepast om te komen tot een stappenplan.

 

visueel faciliteren

 

 

 

 

 

 

werkwijze

Waar je in een gewone vergadering alleen verbaal bezig bent, en maar 1 persoon tegelijk aan het woord is, wordt bij dit soort visuele werkvormen anders gewerkt.

  • Iedereen wordt aan het werk gezet met een aantal aanknopingspunten als startpunt.
  • De deelnemers noteren hun ideeën en ingevingen individueel.
  • De collectieve uitwisseling van ideeën gebeurt op een afgestemd formaat (bijvoorbeeld een tijdslijn).

Deze werkwijze brengt mensen met elkaar in gesprek en er ontstaat als vanzelf discussie als er twee verschillende visies zichtbaar zijn, of er komt vraag om uitleg bij een bepaalde post-it of briefje.

Ook worden de ‘gaten’ in bijvoorbeeld de tijdslijn zichtbaar en die worden daardoor ook bespreekbaar.

diversiteit

Het is goed om te zien hoe je zo veel meer gebruik kunt maken van de diversiteit in de groep. Iedereen tapt uit zijn eigen kennis en ervaring, maar brengt het zichtbaar naast elkaar. Het is daardoor onmogelijk dat er 1 persoon de boventoon voert, omdat je geschreven post-its niet kan wegmoffelen. Dat is voor veel mensen ook waarom het zo fijn in om zo te werken.

Dat is niet nieuw voor mij, omdat ik graag mensen visueel laat werken, maar het was leuk dat ik dat gisteren zelf weer even heb ervaren, en dat deel ik graag met jullie.

P.S. 1. Voor de CATWOE techniek – zie http://creatingminds.org/tools/catwoe
P.S. 2. De afbeelding komt van http://www.visueel-faciliteren.nl/

Beter vergaderen


Je zit regelmatig samen met een groep om samen iets te bespreken. Als je dat vaker doet met dezelfde mensen verval je in een patroon en vaak is dat patroon niet zo effectief en meestal ook niet erg efficiënt.

Doorbreken van het patroon

Hoe doorbreek je dat? De meeste aanwijzigen om beter te vergaderen richten zich op de voorbereiding en de inrichting van de bijeenkomst.

  • Je kunt je vergadering beter voorbereiden (nadenken over het doel, agenda goed voorbereiden)
  • Je kunt je vergadering anders inrichten (bijv. staand vergaderen ipv zittend) of samen voor een bord werken ipv in een u-opstelling.

Groepsproces verbeteren – facilitator inschakelen

Het probleem zit hem echter in het groepsproces. Hoe kan je dat doorbreken? De voorzitter is meestal druk met de inhoud en heeft geen tijd om de groep te ‘sturen’. Het inhuren van een onafhankelijke derde die het proces begeleidt, zorgt voor focus op de inhoud bij alle deelnemers, en leidt ertoe dat de samenwerking beter loopt omdat de deelnemers betrokken wordt.

Heb je binnenkort budgetbesprekingen, jaarevaluaties of een eindejaarsbijeenkomst en wil je dat eens anders insteken? Neem dat gerust contact met mij op om te kijken of een gefaciliteerde bijeenkomst de oplossing is.

Ik ben te bereiken op 06-29895989 of visscher.loes[]gmail.com