Werkvorm voor actief luisteren

Ik leid momenteel een project waarin twee bedrijven samenwerken en daarin zijn vergaderingen noodzakelijk. Door deze te benaderen als gefaciliteerde bijeenkomsten hebben we al een aantal dingen snel helder kunnen krijgen in de eerste vergadering. Nu zijn we toe aan de voortgangs-vergadering. Zo’n vergadering waarin een aantal mensen vertellen wat de status van een onderdeel is, of de resultaten van onderzoek presenteren. Hoe zorg je dan dat de overige deelnemers  betrokken en alert blijven?

Ik heb daarvoor een werkvorm bedacht, die simpel, maar doeltreffend is. Ieder krijgt opdracht om in 3 categorieeën dingen te noteren.
1. ? – wat zijn vragen die bij je opkomen bij wat je hoort
2. ! – wat vind je belangrijk, wat valt je op
3. koffer met pijl – wat neem je mee, wat moet er nog gebeuren naar aanleiding hiervan

Visueel ziet dit er zo uit (nog zonder notities):

2013-05-27 11.56.39

 

 

 

 

 

 

 

 

Door de opmerkingen op geeltjes/post-its te schrijven en te clusteren, ontstaat er een beeld van de bevindingen en ook van wat er nog moet gebeuren.

Het lijkt simpel, maar het werkt wel!

Opstelling bepaalt instelling

Als trainer en facilitator ben ik me altijd erg bewust van de ruimtes die ik gebruik om groepen te trainen en te faciliteren. Een belangrijk element daarbinnen is de opstelling van de meubels. In een standaard klas- of vergader lokaal is de opstelling vaak zoals op onderstaand beeld: 1 grote u of  2 u-vormen achter elkaar.

Opvallend hierbij is de centrale functie van de docent/trainer. Deze staat in het centrum van de aandacht. Bovendien is bij de dubbele u de eerste rij veel dichterbij dan de tweede. De deelnemers zitten dus op ongelijke afstand van het centrale punt. Ondanks dat degenen die in één u-vorm zitten geschakeld zijn, ervaren de meeste mensen geen contact met de anderen.

Standaard opstelling lokaal - u vorm

 

 

 

 

 

 

Wat gebeurt er als je deze opstelling gebruikt voor een training of vergadering?

  • Degene die in het midden zit wordt ervaren als leidend, wat kan leiden tot een afwachtende houding van de deelnemers.
  • Het risico bestaat dat de buitenste reeks minder betrokken wordt of zich minder betrokken voelt bij het proces.
  • In deze opstelling is het ieder voor zich, samenwerking wordt niet gestimuleerd.
  • De docent/trainer/facilitator kan zich met moeite tussen de deelnemers begeven.

Wat kan je hieraan veranderen?

Als je per sé tafels wilt gebruiken kan je ervoor kiezen om eilandjes te maken die allemaal op gelijke afstand van het midden staan. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers op gelijke afstand tot elkaar zitten en ongeveer op vergelijkbare afstand tot de trainer of facilitator.

room arrangement

uit “the IAF Handbook of Group Facilitation”

De uitwisseling en samenwerking onderling wordt hierdoor gestimuleerd, waardoor de nadruk niet zo sterk op het middelpunt ligt (de trainer/facilitator). Het biedt dan ook volop gelegenheid om mensen individueel en in subgroepen te laten werken, terwijl ook klassikale uitleg geen probleem is. De docent/trainer/facilitator kan met gemak tussen de groepen doorlopen en waar nodig per tafel of individueel extra uitleg geven.

 

Denk dus de volgende keer dat u vergadert of traint eens aan een andere opstelling. Advies hierbij nodig? Neem dan gerust contact op.