Werkvorm voor actief luisteren

Ik leid momenteel een project waarin twee bedrijven samenwerken en daarin zijn vergaderingen noodzakelijk. Door deze te benaderen als gefaciliteerde bijeenkomsten hebben we al een aantal dingen snel helder kunnen krijgen in de eerste vergadering. Nu zijn we toe aan de voortgangs-vergadering. Zo’n vergadering waarin een aantal mensen vertellen wat de status van een onderdeel is, of de resultaten van onderzoek presenteren. Hoe zorg je dan dat de overige deelnemers  betrokken en alert blijven?

Ik heb daarvoor een werkvorm bedacht, die simpel, maar doeltreffend is. Ieder krijgt opdracht om in 3 categorieeën dingen te noteren.
1. ? – wat zijn vragen die bij je opkomen bij wat je hoort
2. ! – wat vind je belangrijk, wat valt je op
3. koffer met pijl – wat neem je mee, wat moet er nog gebeuren naar aanleiding hiervan

Visueel ziet dit er zo uit (nog zonder notities):

2013-05-27 11.56.39

 

 

 

 

 

 

 

 

Door de opmerkingen op geeltjes/post-its te schrijven en te clusteren, ontstaat er een beeld van de bevindingen en ook van wat er nog moet gebeuren.

Het lijkt simpel, maar het werkt wel!

Opstelling bepaalt instelling

Als trainer en facilitator ben ik me altijd erg bewust van de ruimtes die ik gebruik om groepen te trainen en te faciliteren. Een belangrijk element daarbinnen is de opstelling van de meubels. In een standaard klas- of vergader lokaal is de opstelling vaak zoals op onderstaand beeld: 1 grote u of  2 u-vormen achter elkaar.

Opvallend hierbij is de centrale functie van de docent/trainer. Deze staat in het centrum van de aandacht. Bovendien is bij de dubbele u de eerste rij veel dichterbij dan de tweede. De deelnemers zitten dus op ongelijke afstand van het centrale punt. Ondanks dat degenen die in één u-vorm zitten geschakeld zijn, ervaren de meeste mensen geen contact met de anderen.

Standaard opstelling lokaal - u vorm

 

 

 

 

 

 

Wat gebeurt er als je deze opstelling gebruikt voor een training of vergadering?

  • Degene die in het midden zit wordt ervaren als leidend, wat kan leiden tot een afwachtende houding van de deelnemers.
  • Het risico bestaat dat de buitenste reeks minder betrokken wordt of zich minder betrokken voelt bij het proces.
  • In deze opstelling is het ieder voor zich, samenwerking wordt niet gestimuleerd.
  • De docent/trainer/facilitator kan zich met moeite tussen de deelnemers begeven.

Wat kan je hieraan veranderen?

Als je per sé tafels wilt gebruiken kan je ervoor kiezen om eilandjes te maken die allemaal op gelijke afstand van het midden staan. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers op gelijke afstand tot elkaar zitten en ongeveer op vergelijkbare afstand tot de trainer of facilitator.

room arrangement

uit “the IAF Handbook of Group Facilitation”

De uitwisseling en samenwerking onderling wordt hierdoor gestimuleerd, waardoor de nadruk niet zo sterk op het middelpunt ligt (de trainer/facilitator). Het biedt dan ook volop gelegenheid om mensen individueel en in subgroepen te laten werken, terwijl ook klassikale uitleg geen probleem is. De docent/trainer/facilitator kan met gemak tussen de groepen doorlopen en waar nodig per tafel of individueel extra uitleg geven.

 

Denk dus de volgende keer dat u vergadert of traint eens aan een andere opstelling. Advies hierbij nodig? Neem dan gerust contact op.

Een kwestie van definitie

praten we over hetzelfde?

Onbegrip ontstaat vaak omdat we aannemen dat we het over hetzelfde hebben, maar dat eigenlijk niet zo is. In de loop der jaren heb ik voelsprieten ontwikkeld voor conversaties waarin mensen ogenschijnlijk over hetzelfde praten, maar waarin voelbaar is, dat dit niet zo is. Mijn rol als facilitator is om deze tegenstrijdigheid boven tafel te krijgen.

20130408_154801

aannames zorgen voor miscommunicatie: definieer dus

Als ik een project of bijeenkomst voorbereid vraag ik me meestal vooraf al af of er sprake is van containerbegrippen of definities waarover aannames kunnen bestaan binnen de groep. Het antwoord is vaak ja. Vaak als een probleem al langer speelt of een team al langer samenwerkt, worden veel aannames gedaan, maar zeker  ook in de beginfase van een team of project heeft deze opdracht zin.

Als je miscommunicatie over deze begrippen wilt voorkomen en een stap verder wilt komen met een groep is het goed om stil te staan bij de definitie van elke deelnemer van het centrale begrip of doel. Dat centrale begrip of kan van alles zijn, bijv. ‘project management’, maar ook ‘winning team’ of ‘beeldbank’. Het is van groot belang om te kijken naar wat iedereen onder het begrip verstaat om zo tot een gezamenlijk beeld te komen. Ik gebruik daarvoor de volgende werkvorm:

– Alle deelnemers schrijven individueel, in stilte, gedurende 5 minuten op wat het centrale begrip voor hun betekent. Dit doen ze in trefwoorden en met liefst 1 woord/begrip per briefje (post-it of pinwandkaart).

– Na 5 minuten komt de groep samen rondom een flap waarop het centrale begrip staat. Eén voor één vertellen de deelnemers hoe zij het begrip definiëren  De anderen luisteren, en stellen eventueel vragen ter verduidelijking. Soms wordt een briefje herschreven als dat voor de groep nodig is om het duidelijker te maken.
Gedurende het proces worden de briefjes geclusterd  zodat duidelijk wordt hoeveel overlap er is, en ook welke aspecten er buiten de grote gemene deler vallen.

– Indien nodig kan de groep een afbakening maken. Bijv. als je samen werkt aan een beeldbank, dan is het goed te benoemen wat er wel en niet binnen de scope van het project valt.
– Soms is de inventarisatie een proces op zich en al brengt al genoeg verheldering voor de groep, een korte nabespreking over wat er gezien en gevoeld is tijdens het proces, is dan wellicht op zijn plaats.

Ondanks dat deze stap in eerste instantie tijd kost, is mijn ervaring dat het stilstaan bij de definitie in de eerste fase, later veel tijd en onbegrip spaart. Het is dus een kwestie van definiëren.

Uit de crisis via teamwerk

Ik herlas net het artikel van Richard Branson op sprout.nl “Uit de crisis via teamwerk”. Hij stelt hierin dat het investeren in je team een must is. Ik ben het helemaal met hem eens. In de praktijk zie ik vaak dat teams niet het onderste uit de kan halen, niet omdat ze het niet willen, maar vooral omdat de vorm niet toestaat dat iedereen optimaal deelneemt. Vergaderingen focussen vaak op verbale eigenschappen en niet iedereen is scherp van de tongriem gesneden, de wachttijd zorgt dat mensen dingen niet meer inbrengen of deelnemers voelen zich niet comfortabel om een minderheidsstandpunt in te nemen.

kiezen voor andere vormen van samenwerken – kiezen voor resultaat

Richard Branson verhaalt over een bank die innovatief en gedurfd met zijn eigen personeel omgaat om uit de crisis te komen, wat getuigt van goed leiderschap. Kiezen voor andere manieren van samenwerken is niet makkelijk, maar het geeft absoluut resultaat, dat blijkt wel uit het artikel van Richard Branson. En dat resultaat is wat er nodig is om uit de crisis te komen, en ook daarna.

faciliteren van teamwerk – meer resultaat door betere samenwerking en meer creativiteit 

Als facilitator ben ik gespecialiseerd in het beter laten samenwerken van teams en het inzetten van creativiteit om de doelen van het team en de onderneming te bereiken. Dat doe ik door onder andere te werken op andere manieren, workshops met niet alleen plenaire discussies, maar waar ook individuele inbreng wordt gevraagd en met visuele methodes het maximale uit de deelnemers wordt gehaald. Wil je hierover meer weten, neem dan gerust contact op.

cartoon_ik-werk-jullie-werken-toch-samenwerken_300

Pauze opdracht

tko070218_07

verfrissende pauzes

Als je aan het vergaderen/brainstormen bent zijn pauzes erg belangrijk om even weer op te laden. Afhankelijk van de locatie raad ik deelnemers vaak aan om even naar buiten te gaan om frisse lucht te happen, dat verfrist het lijf en de geest.

pauze opdracht

Om nog meer rendement uit je pauze te halen, kan je je deelnemers vragen om als ze buiten zijn een foto te maken van iets dat ze opvalt, zonder bijzondere reden, gewoon een foto maken. Als ze toch een reden nodig hebben, dan zeg je dat je graag bewijs wilt hebben dat ze buiten zijn geweest.

nieuwe invalshoeken

Na de pauze (en evt. een energizer na de pauze) kan je de foto’s gebruiken om nieuwe invalshoeken te genereren voor het probleem of de doelstelling waar je mee bezig was. Vaak krijg je dan echt frisse ideeën.

pauze-opdracht voor individuen

Ook als je alleen aan het werk bent, werkt dit goed. Ga tussendoor even naar buiten en laat je even uitwaaien. Als je ‘leeg’ bent, maak dan een aantal foto’s van dingen of mensen die je opvallen. Neem deze mee terug naar je werk en kijk of je deze kan gebruiken om anders tegen je vraagstuk aan te kijken of nieuwe oplossingen te genereren.

 

Waar brainstormen goed voor is

Effectief brainstormen? 

De afgelopen maanden is er vrij veel gepubliceerd over de effectiviteit van brainstormen. Veel artikelen schrijven over het aantal ideeën en het aantal goede ideeën dat uit brainstormsessies komt, en dat dit vergeleken met een individuele brainstorm te weinig is. Ook een argument dat genoemd wordt, is dat het loslaten van kritiek niet leidt tot betere ideeën. Een brainstorm waarin juist wel wordt gekeken naar wat er beter kan, zou beter werken.

De motiverende kracht van brainstormen!

In deze discussie mis ik echter de component motivatie. Een groep medewerkers vragen om te brainstormen, heeft een motiverend effect, mits de uitvoering en opvolging in orde zijn. Mijn ervaring is dat mensen het leuk vinden om mee te denken over werkgerelateerde onderwerpen en hun inbreng willen geven om het probleem uiteindelijk (dus niet persé tijdens de brainstorm) op te lossen. Vaak wordt de uiteindelijke oplossing namelijk pas na de brainstorm gevonden.

Een brainstormsessie heeft vaak een hele andere dynamiek dan de dagelijkse werkpraktijk (juist door het loslaten van kritiek) en dat is motiverend en inspirerend om mee te maken.
Reden genoeg om voorlopig gewoon, goed voorbereid en professioneel begeleid, te blijven brainstormen. Voor vragen of informatie over dit onderwerp kunt u contact met mij opnemen.

brainstorm

Creatieve spelregels laten ervaren

Hoe creatieve spelregels duidelijk maken?

Vaak worden de creatieve spelregels voor brainstorms duidelijk gemaakt door het vertellen van de regels, door ze op te schrijven op een flipover en ze uit te leggen en/of door het gebruik van de COCD zwarte kaart.

In mijn ervaring is dat niet erg leuk voor de facilitator en de groep (fun factor) en ook heb ik de ervaring dat het niet erg blijft hangen (stick factor). Ik ben daarom zelf gaan kijken hoe ik de creatieve spelregels kan overbrengen aan de groep, zodat het én leuker is, én beter blijft hangen. Ik ben uitgekomen op een aantal werkvormen die de regels laten ervaren. Op 16 november 2012 heb ik in Tilburg bij de Poolonderwerpendag van het COCD deze vormen in een workshop met 12 mensen gedeeld, en nu beschrijf ik ze hier kort, zodat iedereen ze kan gebruiken. In de pdf 121125 Experience the rules for creative thinking – Nuvoli kan je de volledige werkvormen nalezen.

De vier methodes zijn:

  • Let’s play darts: ervaren wat afwijzen en accepteren met je doet. In tweetallen in twee rondes eerst voorstellen om samen iets te doen systematisch afwijzen, en daarna de voorstellen te accepteren en er iets aan toe te voegen
  • Ballonnenrondje: Ervaren hoe je kunt voortborduren op elkaar creativiteit (of niet). In een cirkel staat de groep, zij blazen balonnen op en geven na een tekenopdracht steeds de ballon door. Durven mensen af te wijken? Wat doe je met de inbreng van de ander?
  • Verhalenkwartet: Groep opdelen in viertallen. Iedereen afbeelding geven en samen een verhaal vertellen dat deze vier afbeeldingen met elkaar verbind.
  • Verhalencirkel: Met een team op aanwijzing van de leider samen een verhaal vertellen. Is het een verhaal dat af is? Worden de ingebrachte personen geaccepteerd? Hoe reageren de teamleden non-verbaal op elkaar?

Wilt u ook uw team beter en creatiever samen laten werken? Neem dan contact op voor een vrijblijvende kennismaking onder de wolken. Loes Visscher, www.nuvoli.nl, loes@nuvoli.nl, 06-29895989

Meer resultaat halen uit uw eindejaarsbijeenkomst

Aan het einde van het jaar wordt bij veel bedrijven een eindejaarsbijeenkomst georganiseerd. Vaak gaat dat volgens een bekend stramien. Dat heeft zijn voordelen (bekendheid, makkelijk te organiseren), maar ook zijn nadelen (weinig verrassend, wat levert het op, is het effectief?).

Meer uit je eindejaarsbijeenkomst halen

Naar mijn mening kan je als bedrijf veel meer uit je eindejaarsbijeenkomst halen. Maar daar moet je wel wat voor doen.

Ten eerste moet je goed nadenken over wat je wilt bereiken met je bijeenkomst. Wil je het jaar afsluiten, of juist een nieuwe start voor het volgende jaar inluiden. Zijn er thema’s die spelen in het bedrijf, waarop je zou willen inhaken?

Ten tweede is het belang om na te denken over welke locatie en welke activiteiten passen bij het hoofdthema. Wat kan je doen om het thema zo duidelijk mogelijk over te brengen? Activiteiten kun je daarbij zo breed mogelijk opvatten. Het gaat hierbij om alle stappen tussen de aankomst op de locatie en het verlaten ervan.

Als deze beide elementen duidelijk zijn, en op elkaar afgestemd, kunnen beide elementen elkaar versterken. Wanneer je de bijeenkomst inricht met de hoofdboodschap van bijvoorbeeld de directeur zijn speech in je achterhoofd, en zorgen dat mensen het niet alleen horen, maar ook ervaren tijdens de bijeenkomst, beklijft het verhaal veel beter.

Voorbeeld

Een voorbeeld: in een bedrijf wat in economisch zwaar weer zit, zal de directeur ingaan op de noodzaak tot samenwerking. Roeien met de riemen die je hebt, door goed teamwerk weer groei realiseren. Vóór de bijeenkomst moeten de medewerkers zelf hun jas ophangen in de garderobe (die normaal bemand is). Tijdens de bijeenkomst is er wel catering, maar geen cateringpersoneel aanwezig, wat betekent dat de aanwezigen zelf het drinken moeten inschenken en de hapjes moeten doorgeven of rondbrengen. Als de directeur dit toelicht en becommentarieert in zijn toespraak, dan wordt het geheel veel duidelijker dan wanneer er zonder toelichting was bespaard op de hapjes of er alsnog hapjes waren rondgedeeld.

Contact

Wilt u ook een andere en betere eindejaarsbijeenkomst? U kunt bij mij terecht om hierover te sparren, en indien gewenst kan ik ook de bijeenkomst faciliteren.

Meer info? Bel naar 06-2989 5989 of mail naar visscher.loes@gmail.com

 

Vergaderzalen – keuze en inrichting

Wie kent ze niet, die vergaderzalen waar zo’n mooie vaste opstelling staat, waar je met veel mensen aan kan zitten. Heb je een kleine groep, dan worden afstanden groot en het samenwerken lastig.

De keuze voor de zaal en de inrichting is van meer belang voor het bereiken van de gewenste resultaten dan je misschien denkt. In deze blog beschrijf ik hoe je om kan gaan met dat soort ruimtes om toch het beste uit je vergadering te halen.

De elementen die je meeneemt in je keuzeproces voor het type en de inrichting van de vergaderzaal zijn:

het aantal deelnemers

Hoeveel mensen zijn er betrokken? Neem een zaal die niet te klein is, maar liefst ook niet veel te groot, anders voelen mensen zich verloren. Je kunt een te grote zaal kleiner maken door een hoek te gebruiken en met de rug naar de rest van de ruimte te gaan zitten.

het doel van de vergadering

Wat wil je gaan doen? Wil je informeren, beslissen of samenwerken?
De klassieke u-vorm past bij informeren, waarbij iemand voor de groep wat vertelt en anderen toehoren. Voor beslissen en samenwerken kan je afhankelijk van het aantal deelnemers de juiste opstelling kiezen.

Zie voor meer informatie o.a.:
http://www.finespeakers.com/room_setup.html
http://www.midwest-facilitators.net/downloads/meeting_room_configurations_v5.pdf

werken in collectief of subgroepen

Wil je collectief werken of ook in subgroepen? Kies in het laatste geval dan voor een hoofdruimte met meerdere zaaltjes voor de subgroepen (break out ruimtes) of richt verschillende hoeken in, in eenzelfde ruimte. Een grote zaal kan je zo multifunctioneel gebruiken.

creatief werken

Wil je creatief werken? Zorg dan voor wat inspirerende of verrassende elementen, zodat mensen zich kunnen laten inspireren. Ballonnen, stuiterballen, denkspelletjes, puzzels, alles kan, zolang het bij jezelf en het team past.

Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze blog? Stel ze dan gerust hieronder!

 

Vergader weerbericht van 27 september

Als je een moeilijk besluit moet nemen met een groep, deel dan de vergadering op in twee delen:

1. Ga eerst met z’n allen de discussie aan.

Ga daarna allemaal een half uur heerlijk uitwaaien (zonder bewust over de discussie na te denken)

2. Kom daarna terug bij elkaar om te bespreken hoe iedereen in de discussie staat en om het besluit te nemen.

Die 30 minuten wandeling zouden wel eens de belangrijkste minuten van de vergadering kunnen zijn….