Tussen individueel en plenair

In veel vergaderingen wordt alleen maar een plenair gesprek gevoerd. Het gevolg is dat mensen op elkaar moeten wachten, soms hun punt vergeten en vaak alleen dezelfde mensen aan het woord zijn, omdat ze verbaal het sterkste zijn. Dat is geen ideale situatie.

Om het meeste uit je team en vergadering te halen is het slim om bepaalde onderwerpen niet alleen plenair te bespreken, maar juist te kijken naar de inbreng van ieder individu. Maar hoe doe je dat?

Neem als voorbeeld een kick-off bespreking van een project waarin wordt gesproken wat er in het project bereikt moet worden en hoe het team dit wil gaan doen (taakverdeling en planning).
In plaats van het starten van de bespreking met een discussie van het wat (of -wat nog vaker gebeurt- deze discussie over te slaan), kan je heel goed kiezen om iedereen op post-its wat trefwoorden te laten noteren, die voor diegene de kern zijn van wat er in het project moet gebeuren. Door dit individueel en in stilte te doen, krijgt iedereen ruimte om zijn ideeën vorm te geven.

individueel plenair

Daarna kan de groep rond een white-board met daarop het woord ‘project’ of bijv. de projectnaam gaan staan en één voor één de deelnemers hun briefjes ophangen. Ze lichten deze kort toe en vragen ter verduidelijking (NIET ter discussie) kunnen worden gesteld. Als er briefjes op elkaar lijken worden ze geclusterd opgehangen, zodat duidelijk wordt waar het zwaartepunt ligt en waar de verschillen. Is iedereen aan de beurt geweest, dan kunnen er nog aanvullende briefjes worden opgehangen en kan de discussie starten over wat wél en wat niet in de scope van het project valt. Door dit fysiek duidelijk te maken op het whiteboard ontstaat een duidelijk visueel plaatje van de projectomschrijving, wat door een foto zo in het verslag kan.

Dit proces duurt afhankelijk van het aantal deelnemers ongeveer een half uur. Maar ik heb vaak genoeg gezien dat het een cruciaal onderdeel is om elkaar’s visie te leren zien, en om goed afgebakend aan het project te beginnen, zodat de verwachtingen in het team uitgelijnd zijn.
Had je dit plenair gedaan, dan komt er veel minder uit en komt niet iedereen aan bod. Kies daarom eens bewust voor het inzetten van een individuele werkvorm, zodat iedereen aan bod komt!

————————————————————————————————

_MG_5178 copykleinLoes Visscher is creatief trainer en facilitator bij Nuvoli  beter (samen)werken door creativiteit. Met trainingen en interactieve workshops boort zij het aangeboren, maar vaak verwaarloosde talent tot creatief denken aan bij individuen en groepen. Ze biedt een frisse wind voor teams of projecten door doelmatige werkvergaderingen te organiseren waarbij iedereen deelneemt en veel energie ontstaat.