Vergaderzalen – keuze en inrichting

Wie kent ze niet, die vergaderzalen waar zo’n mooie vaste opstelling staat, waar je met veel mensen aan kan zitten. Heb je een kleine groep, dan worden afstanden groot en het samenwerken lastig.

De keuze voor de zaal en de inrichting is van meer belang voor het bereiken van de gewenste resultaten dan je misschien denkt. In deze blog beschrijf ik hoe je om kan gaan met dat soort ruimtes om toch het beste uit je vergadering te halen.

De elementen die je meeneemt in je keuzeproces voor het type en de inrichting van de vergaderzaal zijn:

het aantal deelnemers

Hoeveel mensen zijn er betrokken? Neem een zaal die niet te klein is, maar liefst ook niet veel te groot, anders voelen mensen zich verloren. Je kunt een te grote zaal kleiner maken door een hoek te gebruiken en met de rug naar de rest van de ruimte te gaan zitten.

het doel van de vergadering

Wat wil je gaan doen? Wil je informeren, beslissen of samenwerken?
De klassieke u-vorm past bij informeren, waarbij iemand voor de groep wat vertelt en anderen toehoren. Voor beslissen en samenwerken kan je afhankelijk van het aantal deelnemers de juiste opstelling kiezen.

Zie voor meer informatie o.a.:
http://www.finespeakers.com/room_setup.html
http://www.midwest-facilitators.net/downloads/meeting_room_configurations_v5.pdf

werken in collectief of subgroepen

Wil je collectief werken of ook in subgroepen? Kies in het laatste geval dan voor een hoofdruimte met meerdere zaaltjes voor de subgroepen (break out ruimtes) of richt verschillende hoeken in, in eenzelfde ruimte. Een grote zaal kan je zo multifunctioneel gebruiken.

creatief werken

Wil je creatief werken? Zorg dan voor wat inspirerende of verrassende elementen, zodat mensen zich kunnen laten inspireren. Ballonnen, stuiterballen, denkspelletjes, puzzels, alles kan, zolang het bij jezelf en het team past.

Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze blog? Stel ze dan gerust hieronder!